Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

qb³ Consulting GmbH
Kolonnenstraße 8
10827 Berlin
E-Mail: info@jenius.de

2. Grundprinzip

Jenius wird in zwei Varianten angeboten:

In beiden Varianten wird so wenig Daten wie möglich erfasst (Datenminimierung).

3. Kontaktformular und Anfragen

Wenn Sie uns über das Kontaktformular oder per E-Mail kontaktieren, erheben wir folgende Daten:

Zweck: Bearbeitung Ihrer Anfrage und Kontaktaufnahme bezüglich Jenius.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen).

Speicherdauer: Ihre Daten werden gespeichert, bis der Zweck entfällt oder Sie die Löschung verlangen, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

4. Kundenportal

Für registrierte Kunden betreiben wir ein Kundenportal unter portal.jenius.de. Dabei werden folgende Daten verarbeitet:

Zweck: Bereitstellung des Kundenportals, Vertragsverwaltung und Verbrauchsübersicht.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

Speicherdauer: Daten werden für die Dauer der Kundenbeziehung gespeichert und nach Vertragsende gemäß gesetzlicher Aufbewahrungsfristen gelöscht.

Passwörter: Passwörter werden ausschließlich als kryptographischer Hash gespeichert, nicht im Klartext.

5. Jenius-Produkt (Cloud und Box)

Jenius Cloud: Die Daten des Kunden werden auf einem dedizierten Server in einem deutschen Rechenzentrum gespeichert — verschlüsselt, isoliert und nicht geteilt mit anderen Kunden.

Jenius Box: Die Jenius-Box verarbeitet Daten lokal im Netzwerk des Kunden. Dokumente, E-Mails und Anfragen verlassen das Unternehmensnetzwerk nicht.

Bei beiden Varianten werden Anfragen vor der Übermittlung an KI-Provider automatisch pseudonymisiert: Personennamen, Firmennamen, Adressen und andere identifizierende Merkmale werden durch Platzhalter ersetzt. Der KI-Anbieter erhält keine personenbezogenen Daten im Klartext.

6. KI-Verarbeitung (Cloud)

Zur Beantwortung von Anfragen über die Cloud-KI-Funktion werden ausschließlich minimale, pseudonymisierte Textfragmente an folgende Anbieter übermittelt:

Es erfolgt keine dauerhafte Speicherung der übermittelten Daten durch die Anbieter.

Rechtsgrundlage für Drittlandtransfer: EU-US Data Privacy Framework (DPF) bzw. Standardvertragsklauseln (SCC) gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO.

7. E-Mail-Anbindung

Die Jenius-Box bietet die Möglichkeit, E-Mail-Konten anzubinden, um E-Mails lokal durchsuchbar zu machen. Unterstützt werden Google Gmail, Microsoft 365 (Outlook) und beliebige IMAP-Postfächer.

Welche Daten werden abgerufen

Jenius greift ausschließlich lesend auf das E-Mail-Postfach zu. Es werden E-Mail-Betreffzeilen, Absender, Empfänger und Nachrichteninhalte abgerufen. Jenius kann keine E-Mails senden, löschen oder verändern.

Wie die Daten verarbeitet werden

Alle abgerufenen E-Mails werden ausschließlich lokal auf der Jenius-Box indexiert und in der lokalen Vektordatenbank gespeichert. Die Daten verlassen das Unternehmensnetzwerk nicht. Es findet keine Weitergabe an Dritte statt.

Wenn eine Frage gestellt wird, die sich auf E-Mail-Inhalte bezieht, werden — wie bei allen Anfragen — nur kurze, pseudonymisierte Textfragmente an den KI-Anbieter übermittelt. Identifizierende Merkmale werden vorher automatisch durch Platzhalter ersetzt.

Authentifizierung

Die Verbindung zu Gmail und Microsoft 365 erfolgt über OAuth 2.0. Der Kunde wird auf die jeweilige Anbieterseite weitergeleitet, wo der Lesezugriff explizit genehmigt wird. Jenius speichert das Zugriffstoken ausschließlich lokal auf der Box. Bei IMAP-Verbindungen werden die Zugangsdaten verschlüsselt lokal auf der Box gespeichert.

Widerruf

Der Zugriff kann jederzeit widerrufen werden:

Nach dem Widerruf werden die lokal gespeicherten E-Mail-Daten von der Box gelöscht.

Zweck: Lokale Indexierung von E-Mails, um sie per KI-Suche auffindbar zu machen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

Speicherdauer: Solange die E-Mail-Verbindung aktiv ist. Nach Widerruf werden die Daten gelöscht.

8. Speicherung

Jenius Cloud: Kundendaten werden auf dem dedizierten Server in Deutschland gespeichert. Nach Vertragsende werden alle Daten innerhalb von 30 Tagen gelöscht. Der Kunde kann einen Datenexport anfordern.

Jenius Box: Alle Inhalte verbleiben lokal auf der Hardware beim Kunden.

In beiden Fällen speichert der Anbieter keine Inhalte der verarbeiteten Dokumente auf zentralen Systemen.

9. Hosting

Diese Webseite und das Kundenportal werden bei IONOS SE (Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur, Deutschland) gehostet. Beim Aufruf der Webseite werden automatisch technische Daten durch den Webserver erfasst (Server-Logfiles):

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der sicheren Bereitstellung der Webseite).

10. Schriftarten

Diese Webseite verwendet die Schriftart DM Sans. Die Schriftdateien werden lokal von unserem Server geladen. Es findet keine Verbindung zu externen Servern statt.

11. Google Ads

Wir nutzen Google Ads Conversion Tracking (Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland). Dabei wird ein Cookie gesetzt, wenn Sie über eine Google-Anzeige auf unsere Webseite gelangen. Dieses Cookie dient der Erfolgsmessung unserer Anzeigen und enthält keine personenbezogenen Daten.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Messung der Werbewirksamkeit).

Weitere Informationen: Google Datenschutzerklärung

12. Sicherheit

13. Ihre Rechte

Sie haben folgende Rechte bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten:

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich an: info@jenius.de

14. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig ist:

Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Friedrichstraße 219
10969 Berlin
www.datenschutz-berlin.de

15. Änderungen

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, um sie an geänderte Rechtslagen oder Änderungen der Webseite anzupassen. Stand: 28.03.2026.